https://www.freepik.com/free-photo/group-diverse-people-having-business-meeting_2894621.htm
Redovni poslovni sastanci predstavljaju integralni deo svake uspešne kompanije i neophodnu alatku koja dovodi do željenih rezultata. Bez obzira o kojoj vrsti delatnosti i veličini preduzeća je reč, otvorena komunikacija između članova tima i konstantna razmena ideja ključna je praksa ukoliko želite da se razvijate i napredujete. Međutim, održavanje sastanaka pro forme i u svrhu zadovoljavanja određene poslovne kulture nema efekta ukoliko se oni unapred ne pripreme i ne održavaju u adekvatno opremljenom prostoru.
Dobro organizovan timski sastanak može da reši različite tekuće probleme, unapredi komunikaciju između zaposlenih i donese najbolje predloge koji će omogućiti vašoj kompaniji da raste. U nastavku ćemo predstaviti neke od najznačanijih benefita koje kvalitetni timski sastanci mogu obezbediti vašoj firmi.
Deljenje aktuelnih informacija koje se tiču kompanije
Veliki procenat poslovne komunikacije odvija se putem mejla, Slack-a ili drugih različitih platformi za deljenje informacija i razmenu poruka. Međutim, ništa ne može da zameni komunikaciju uživo, jer nam ona omogućava da bolje uočimo reakcije prisutnih, prepoznamo njihove emocije i odreagujemo na odgovarajući način. Ukoliko za to nemamo priliku zbog prirode funkcionisanja kompanije, onda će online sastanci biti adekvatna zamena. Vest o značajnoj promeni unutar menadžmenta kompanije ili napretku tekućeg projekta ne možemo adekvatno preneti putem jednog mejla, kao što možemo na sastanku. Ovakav vid funkcionisanja otvara vrata za slobodniju diskusiju i pruža priliku svim članovima tima da podjednako učestvuju u radnim procesima. Kako bi tok sastanka imao smisao i kako bi se vreme efikasno iskoristilo, neophodno je unapred pripremiti teme i držati se predviđenog vremena koje je namenjeno za diskusiju.
Najbolji trenutak za brainstorming
Svrha svakog timskog sastanka je, između ostalog, razmena ideja za tekuće i buduće projekte i zajedničko pronalaženje najboljih mogućih rešenja. Oni su prilika da svaki pojedinac iskaže sopstveno mišljenje o nekom problemu ili temi, da doprinese svojom kreativnošću, te da u saradnji sa ostalim članovima tima, kreira inovativni proizvod ili uslugu. Kako bi članovi tima mogli nesmetano da funkcionišu i sarađuju, neophodno im je obezbediti adekvatno opremljen prostor za brainstorming. Poželjno je da bude izolovan od standardnog kancelarijskog dela, da obezbedi potreban mir i da sadrži minimum opreme za realizaciju sastanaka. Neizostavna bela magnetna tabla od velikog je značaja za prezentaciju ideja, zatim ne smemo da zaboravimo računar i projektor, kao i kvalitetno ozvučenje. Kancelarijske stolice i dovoljno prostora na radnom delu pružiće svim prisutnima potreban komfor i učiniti da se osećaju prijatno tokom trajanja sastanka.
https://www.freepik.com/free-photo/wooden-table-product-background_4138755.htm
Feedback doprinosi produktivnosti i povećava motivaciju
Timski sastanci su prilika da čujete povratnu informaciju o vašem dosadašnjem angažmanu i dobijete konkretne smernice za naredne korake. Ovakav vid otvorene komunikacije jača odnose između članova tima i omogućava svima da profesionalno napreduju. Jer, najbolji rezultati dolaze nakon konstruktivne kritike, a vaš tim raste i razvija se u smeru koji vodi do uspeha. Osim toga, redovno praktikovanje sastanaka stvara osećaj pripadnosti kod zaposlenih i čini da budu svesniji svojih vrednosti. Takođe, uočava se veća produktivnost kod timova kojima je održavanje sastanaka praksa, što automatski rezultira boljim poslovnim rezultatima.
Umanjuje rizike od sagorevanja
Veliki broj zaposlenih se u nekom trenutku svoje karijere susretne sa sindromom burnouta, usled prevelikog pritiska i nemogućnosti da se sa njim nose. Previše poslovnih zahteva, neadekvatna komunikacija između zaposlenih jesu jedan od najčešćih razloga sagorevanja. Iz tog razloga, redovno održavanje sastanaka pružiće priliku za razgovor o tekućim problemima i otvoriti određena pitanja koja se putem mejla ne mogu pokrenuti. Problemi pojedinaca jesu zapravo problemi celokupnog tima i pre ili kasnije će se odraziti na njegovo funkcionisanje, ukoliko na vreme ne počnemo da se bavimo njime. Mentalno zdravlje zaposlenih treba da bude prioritet u svakom trenutku, stoga je neophodno organizovati sastanke minimum jednom nedeljno kako bi se prodiskutovalo o aktuelnostima i kako bi svako dobio priliku da iskaže eventualni problem ili poteškoću na koju je naišao.
Radna nedelja i gust raspored umeju da budu zahtevni i nameću određeni tempo koji je često teško ispratiti. I pored toga, ne smemo zaboraviti na značaj organizovanja redovnih sastanaka sa zaposlenima, jer oni imaju mnogobrojne prednosti za funkcionisanje timova, a samim tim i celokupne kompanije. Razmena ideja, izgradnja timskog duha, kao i povećanje produktivnost samo su neki od benefita redovnih sastanaka koji će zasigurno unaprediti vaše poslovanje i učiniti da se vaši zaposleni osećaju motivisanijim i zadovoljnijim. Bez obzira da li funkcionišete remote ili ste u potpunosti prisutni u kancelarijama kompanije, ne postoji prepreka za organizovanje efikasnih i uspešnih sastanaka.